WinNovan asiakirjajulkisuuskuvaus

Julkisuuslain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on
julkinen. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin
julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään
koskevista asioista.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, sillä se helpottaa asiakirjan löytämistä.
Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Kaikki yksilöintitiedot, kuten päivämäärä tai asiakirjan otsikko helpottavat asiakirjan löytämistä, joten ne kannattaa ilmoittaa
tietopyynnössä.

Tietopyyntöön liittyvien asiakirjojen mukaan pyydetyt tiedot annetaan joko sähköisinä, paperisina tai
tietopyynnön tekijälle annetaan mahdollisuus tutustua asiakirjoihin paikan päällä WinNovassa.
Tietopyynnöt tehdään ensijaisesti VismaSignin sähköisellä lomakkeella, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Tietopyyntö(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)

Tarvittaessa tietopyynnön voi tulla tekemään erikseen sovittaessa WinNovan toimipisteeseen paperisella lomakkeella. Varauduthan tunnistautumaan virallisella henkilötodistuksella.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu julkiseen asiakirjaan, ei tietopyynnön tekijän tarvitse perustella, mihin tietoa
käytetään.

Salassa pidettävään tai henkilötietoja sisältävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään tai henkilötietoja sisältävään asiakirjaan, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin (esim. asianosaiselle), tulee tietopyynnön tekijän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä todennettava henkilöllisyytensä. WinNova voi pyytää tietopyynnön tekijältä myös muita tietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettävät asiakirjat ks. mm. julkisuuslaki, 24. pykälä.

Maksut paperitulosteista ja tiedonhausta

Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan
periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan, minkä lisäksi kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä puolitoistakertaisena.

Jäljennös tutkintotodistuksesta, kurssi- tai vastaava todistus tai muu koulutuksen jälkeen toimitettava
todistusjäljennös on maksullinen. Sähköiset todistukset toimitetaan vain sähköpostitse. Tarkista voimassa oleva hinta sivuiltamme https://www.winnova.fi/etusivu/opiskelu-winnovassa/opintotoimistot/#todistusjaljennostilaus(avautuu uuteen ikkunaan)

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon
kuluttua tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Salassa pidettävään tai asianomaisen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö tulee aina tehdä kirjallisesti ja pyyntö on allekirjoitettava. Myös salassa pidettävien ja asianomaisen asiakirjojen osalta tietopyynnön käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Tiedon antamisesta päättäminen

WinNovan päätearkistossa sijaitsevien tietojen ja asiakirjojen antamisesta päättää yleensä ao. aineiston
arkistoinnista vastaava henkilö. Muissa toimipisteissä olevien tietojen ja asiakirjojen antamisesta päättävät pääosin kyseisten toimipisteiden henkilöt, joiden toimenkuvaan tämä on sisällytetty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Mikäli pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle kerrotaan perustelut.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Tietopyynnöt tehdään alussa mainitulla tavalla. Tietopyynnöt toimitetaan vastattaviksi oikealle
taholle WinNovan sisällä. WinNovan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Eri tehtävissä syntyvää tietoa tuotetaan eri tietojärjestelmien avulla sekä yhä myös paperisena.
Tietojärjestelmät muodostavat useimmiten yhden tai useamman henkilörekisterin eli tietovarannon.
Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille.
Tietovarantoja kertyy myös paperitulosteina käsi- ja lähiarkistoihin sekä päätearkistoon. Sähköisessä
muodossa olevia tietoja kertyy myös tietokoneiden kovalevyille, palvelinten hakemistoihin ja
sähköpostilaatikoihin sekä ulkoisille tallennusvälineille. Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta
kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyttämiseen niin että se säilyy muuttumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan eri
tallennusalustoilla. Paperille tallennetut tiedot tuotetaan sellaisin välinein ja menetelmin, että tieto saadaan säilymään muuttumattomana ja paperiaineistot säilytetään asiayhteydessään.

Tietovarannolla tarkoitetaan WinNovalle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään joko tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. WinNovan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli sähköisessä muodossa olevista rekistereistä. WinNovan arkistoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia mm. opetustoiminnan järjestämisen ja sen tuottamien palvelujen sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja. Tallennettuja tietoja haetaan arkistoista ja rekistereistä esim. henkilön nimellä, henkilötunnuksella, päivämäärällä, tai hakusanalla.

Fyysiset tietovarannot eli arkistot

Arkistolla voidaan yleisimmin tarkoittaa kolmea asiaa. Arkisto voi olla se organisaatio, joka säilyttää
arkistoja (esim. Kansallisarkisto) tai sillä voidaan tarkoittaa asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai
rakennusta (esim. arkistohuone tai päätearkisto). Arkistolla voidaan tarkoittaa myös organisaation tai
yksikön tehtävien hoitamisesta kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuutta. WinNovan arkistoina
toimivat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja tallettava päätearkisto: Tiedepuisto 3 Pori sekä käsi- ja
lähiarkistot: Tiedepuisto 3 Pori, Suojantie 2B Rauma, Satamakatu 19 Rauma ja Steniuksenkatu 8 Rauma.

Huom. Laadunhallintajärjestelmä IMSistä löytyvät sisäisesti WinNovan eri osoitteissa sijaitsevat arkistot, mitä asiakirjoja niissä on sekä annettu myös muutamia hakutekijöitä kyseisiin arkistoihin. Näitä osoitetietoja ei julkaista tässä laajuudessa julkisten verkkosivujen Asiakirjajulkisuuskuvauksessa.

Loogiset tietovarannot eli rekisterit

Rekisterillä tarkoitetaan esim. viranomaisen hallinnoimaa kattavaa tietovarastoa jostain tietystä aihepiiristä, esim. ajoneuvorekisteri tai väestörekiseri. Loogisella rekisterillä tarkoitetaan, että samaa käyttötarkoitusta varten kerätyt tiedot kuuluvat samaan rekisteriin riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne sijaitsevat tai missä muodossa ne ovat. Looginen tietovaranto sisältää usein useiden eri tietojärjestelmien tietokantoja. Esim. opiskelijoiden tietoja voidaan hallita useissa eri tietojärjestelmissä, jotka yhdessä muodostavat opintohallintorekisterin.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään: rekisterin mukaan esim.
WinNovan opiskelija, henkilökunnan jäsen, asiakas tai yhteistyökumppani.

WinNova hallinnoi noin 30 rekisteriä. Rekisterit on lueteltu tietosuojasivustolla: https://www.winnova.fi/tietoa-meista/tietosuoja/ (avautuu uuteen ikkunaan)
Mitkään rekisterien eli tietovarantojen ja tietojärjestelmien tietoaineistoista eivät ole tällä hetkellä saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.